Data Protection Information

(as of October 2024)

We are delighted that you have shown interest in our enterprise. Data protection is of a particularly high priority for the management of Solactive AG (“we” or “us”). With this data protection information, we would like to inform the users of our website, in particular our (prospective) clients, interested parties, business partners and candidates (“you”) of the nature, scope, and purpose of the personal data we process. Furthermore, we would like to inform you of the rights to which you are entitled.

1. Name and address of the controller and the Group Data Protection Officer

The controller for the purposes of the General Data Protection Regulation (“GDPR“) and the German Federal Data Protection Act (Bundesdatenschutzgesetz) (“BDSG “) is:

Solactive AG
Platz der Einheit 1
60327 Frankfurt am Main
Germany

Tel.: +49 (69) 719 160-00
Email: info@solactive.com
Web: www.solactive.com

For further information, if you have any questions, or if you wish to exercise your data protection rights under the GDPR (detailed information can be found in Section 5 below), you may, at any time, contact us at the contact details indicated above or our Group Data Protection Officer directly at the following address:

Solactive AG
Rechtsanwalt Markus Giese
Platz der Einheit 1
60327 Frankfurt am Main
Germany

Email: data-protection@solactive.com

With regard to the processing activities described in Section 2.1 b) below, Solactive Technologies GmbH is the data controller. For further information, please see below.

2. Processing purposes and legal basis for the processing activities of Solactive AG

Solactive AG shall comply with the applicable data protection law in relation to the processing of personal data. Solactive AG may process personal data of the users of this website (in particular (prospective) clients, business partners, and candidates of Solactive AG) for the following purposes:

2.1 Data processing for recruitment processes

a) Data processing for recruitment processes relating to Solactive AG

Solactive AG may process personal data for recruitment purposes relating to Solactive AG. For the purpose of processing the application, Solactive AG collects the personal data of candidates via its e-application form directly from the candidate and processes the personal data, which include employment and educational history, and/or other information about the candidate that the candidate provides in a CV or similar document.

Solactive AG may retain information about any candidate throughout the recruitment process. If no employment contract is concluded with the candidate by Solactive AG, the application documents will be automatically erased two months after notification of the refusal decision, provided that Solactive AG is not entitled to retain the application documents based on its legitimate interests or statutory obligations. Other legitimate interests in this relation are, for example, a burden of proof in a procedure under the German General Act on Equal Treatment (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, AGG) or legal defense in the case of any other recruitment-related dispute. In addition, limited information may be retained as set out in 2.1 d).

The legal basis for this processing is Article 88 of the GDPR and Section 26 (1) of the BDSG.

b) Data processing for recruitment processes relating to Solactive Technologies GmbH

Where Solactive AG publishes a job advertisement relating to its subsidiary Solactive Technologies GmbH and the candidate applies for this position, Solactive AG may process personal data of the candidate on behalf of Solactive Technologies GmbH. Solactive Technologies GmbH is and remains the controller in respect of such data processing. Solactive AG may collect personal data of candidates for recruitment purposes on behalf of Solactive Technologies GmbH and disclose the personal data Solactive Technologies GmbH. The disclosure of personal data will enable Solactive Technologies GmbH to process the application. Solactive Technologies GmbH will only process and retain the collected application documents and information as described in 2.1 a).

For further information, if you have any questions, or if a you wish to exercise your data protection rights under the GDPR (detailed information can be found in Section 5 below), you may, at any time, contact Solactive Technologies GmbH at the following contact details:

Solactive Technologies GmbH
Königsbrücker Straße 19
01099 Dresden
Germany

Tel.: +49 (351) 418 830-45

c) Data processing for recruitment processes relating to Solactive Americas Inc. (Toronto), Solactive APAC Ltd. (Hong Kong) and Global Property Research B.V. (Amsterdam)

Solactive AG also offers the possibility for candidates to apply for jobs relating to Solactive Americas Inc., Solactive APAC Ltd. or Global Property Research B.V. (all entities and fully owned subsidiaries of Solactive AG) on its website. Solactive AG may process the personal data collected from this web form for recruitment purposes and disclose and transfer the personal data to Solactive Americas Inc., Solactive APAC Ltd. and/or Global Property Research B.V..

The legal basis for this processing is Article 88 of the GDPR and Section 26 (1) of the BDSG.

Solactive AG shall only process and retain the collected application documents and information as described in 2.1 a) and shall ensure that a transfer outside the European Economic Area is done in accordance with applicable law to ensure an adequate level of protection. You can request further information on this international transfer and the security measures taken by Solactive AG.

d) Data processing for application processes after the recruitment process ends

After the recruitment process ends, Solactive AG may retain some information, including contact details such as e-mail addresses and the fact that an applicant was refused, in order to have this information for any subsequent application. This processing activity is based on Article 6 (1)(f) of the GDPR. Solactive AG’s legitimate interest in a consistent application process is not overridden by the candidate’s interest that his or her personal data is not processed for this purpose, as only a very small amount of information to identify the candidate will be retained. The personal data will be automatically erased no later than 6 months after collection, unless a legal justification (e.g. continuing reapplication of a candidate) or statutory retention obligation exists for the continued retention.

If the application is unsuccessful, Solactive AG may also retain the application documentation of a candidate (including name, contact details and information regarding employment and educational history) and use it to assess the candidate’s suitability for future positions and roles within the Solactive group and to contact the candidate with respect to potential positions and roles. This processing activity will be based solely on the consent of the candidate, which will be collected separately from the candidate, in accordance with Article 6 (1)(a) of the GDPR (see section 2.6 below for further details). In the event that the consent of the respective candidate is not provided or renewed, the personal data shall be automatically erased no later than 12 months after collection, unless a legal justification or statutory retention obligation exists for the continued retention.

2.2 Data processing in business relationships and relationships with interested parties

Solactive AG processes the personal data of companies. In business contact with companies personal data is also processed, such in connection with the legal form of companies and designated contacts in companies.

a) Categories of personal data

Depending on the specific service or product, Solactive may process the following categories of data in the context of a contract or request: Company (stock corporation, partnership, sole proprietorship, self-employed, freelancer); company name and, if necessary, contact person with their surname, first name, address, contact details (phone, fax, and email), website, industry; identification data (e.g. personal identification data), authentication data (e.g. specimen signature), tax ID, VAT ID, payment and order data (e.g. bank account/credit card details, payment orders), credit rating; client history, turnover history.

If direct contact takes places during the business relationship, further data may be processed, such as information regarding the contact channel, date, reason for contact, result of contact, and copies of correspondence.

b) Purposes of data processing and legal basis

Solactive AG processes personal data for the performance of a contract or to take steps at the request of the data subject prior entering into a contract (e.g. contact requests, offers) in accordance with Article 6(1)(b) of the GDPR.

Solactive AG is also subject to various legal obligations, and in this respect processes data in accordance with Article 6(1)(c) of the GDPR, or in the public interest in accordance with Article 6(1)(e) of the GDPR. The purposes of the processing include:

• preventing fraud; fulfilling monitoring and reporting obligations relating to tax;
• the assessment and management of risks at Solactive AG and within the Solactive Group.

If necessary, taking into account the balancing of interests in accordance with Article 6(1)(f) of the GDPR, Solactive AG will process your data for the purposes of the legitimate interests of Solactive AG or a third party. For example:

• assertion of legal claims and defense in the case of legal disputes;
• ensuring IT security and IT operations at Solactive AG;
• prevention of criminal offences;
• measures relating to building and facility safety and security (e.g. access controls);
• usage of the guest WLAN;
• measures for business management and the further development of services and products.

Taking account of the balancing of interests in accordance with Article 6(1)(f) of the GDPR, Solactive AG may also process data for the purposes of the legitimate interests of Solactive AG, for example, based on existing contracts or requests for needs-based information on further services and products (marketing), such as:

• postal marketing, if this processing is not objected to (this use for marketing purposes can be rescinded with future effect at any time using the above-mentioned contact details);
• email marketing for similar products and services, if Solactive AG has obtained the email addresses in connection with the sale of products and services from the contractual partner, and the contractual partner has not objected to this processing (this use for marketing purposes can be rescinded with future effect at any time using the above-mentioned contact details without incurring any costs additional to the communication of the objection; every use of the email address will also contain a clear and explicit indication that this use for marketing purposes can be rescinded at any time);
• telemarketing to companies if there is presumed consent for this and this processing is not objected to; this use for marketing purposes can be rescinded with future effect at any time using the above-mentioned contact details

c) Recipients and categories of recipients of data

Within Solactive AG, access to data shall be granted only to those areas that need such access to perform their contractual and legal duties. Service providers engaged by Solactive AG may also gain access to data for these purposes if they are engaged as a processor in accordance with Article 28 of the GDPR. Potential recipients of personal data include:

• public bodies and institutions (e.g. tax authorities, the German Federal Central Tax Office) if there is a legal or official obligation;
• credit and financial services institutions;
• processors supporting or maintaining IT applications, archiving, document processing, call center services, compliance services, controlling, data screening in accordance with legal requirements, data destruction, auditing services, and payment transactions;
• other recipients of data, based upon your consent.

2.3 Log Files

The website collects a range of general data and information when you or an automated system access the website. These general data and information are stored in the server log files. The data and information collected may include (1) the browser types and versions used, (2) the operating system used by the accessing system, (3) the website from which an accessing system reaches our website (the referrer), (4) the subsites, (5) the date and time of access to the Internet site, (6) an Internet Protocol address (IP address), (7) the Internet service provider of the accessing system, and (8) any other similar data and information that may be used in the event of attacks on our information technology systems.

When using these general data and information, Solactive AG does not draw any conclusions about you. Rather, this information is needed to (1) deliver the content of our website correctly, (2) optimize the content of our website as well as its advertisement, (3) ensure the long-term viability of our information technology systems and website technology, and (4) provide law enforcement authorities with the information necessary for criminal prosecution in case of a cyber-attack. As such, Solactive AG analyses collected data and information statistically, with the aim of increasing the data protection and data security of our enterprise, and to ensure an optimal level of protection for the personal data we process. The data of the server log files are stored separately from all personal data provided by you.

Solactive AG may process log files based on Article 6(1)(f) of the GDPR. Solactive AG’s legitimate interest is to ensure that the website (and the respective services) properly function from a technical / IT point of view. Your interest that your personal data is not processed for this purpose does not override Solactive AG’s legitimate interest, as only the IP address as an identifying feature is processed.

The personal data shall be automatically erased no later than 14 days after collection, unless a legal justification or statutory retention obligation exists for the continued retention.

2.4 Analyzing user behavior / application and use of Google Analytics

If you use the website of Solactive AG, Solactive AG may process personal data by using the web analysis tool Google Analytics (as described in section 8 below). This processing activity can be based on Article 6(1)(f) of the GDPR. The legitimate interest of Solactive AG is the optimization of its website and the cost-benefit analysis of Internet advertising. Your interest that your personal data is not processed for this purpose does not override Solactive AG’s legitimate interest, as only the IP address as an identifying feature is processed in an anonymized form.

The personal data shall be automatically automatically deleted after 14 months. Data whose retention period has been reached is automatically deleted once a month.

2.5 Contact possibility via e-mail and contact form

Solactive AG may process personal data for contact purposes. If you contact us by e-mail or via our contact form, the personal data transmitted by you are automatically stored. Such personal data transmitted on a voluntary basis by you to us are stored for the purpose of processing your request and/or contacting you. Your personal data will not be transferred to third parties. This processing activity can be based on Article 6(1)(f) of the GDPR. Our legitimate interest is to enable a convenient communication platform with you. As it is also in your interest that we review and reply to your communication request, your interest that your data is not processed for this purpose does not override our legitimate interest.

The personal data shall be automatically erased no later than 3 months after the contact request was fulfilled and no legal justification (e.g. ongoing client relationship) or statutory retention obligation (e.g. record-keeping requirements pursuant to Article 8(1)(g) of Regulation (EU) 2016/1011) exists for the continued retention.

2.6 Data processing based on your consent (Article 6(1)(a) of the GDPR)

Where Solactive AG processes personal data based on consent (Article 6(1)(a) of the GDPR), Solactive AG will ask for your consent on a case-by-case basis.

Where processing is based on consent, you have the right to withdraw your consent regarding the processing of your personal data with effect for the future at any time. If you wish to exercise your right to withdraw consent with effect for the future, you can contact Solactive AG directly at the details indicated above (Section 1) at any time.

3. Retention periods

Solactive AG shall process and store your personal data only for the period indicated above or generally for the period necessary to achieve the respective purpose. Once the purposes for which Solactive AG has collected and processed the personal data have been achieved, Solactive AG will delete the personal data unless further processing is required for purposes such as:

• the fulfillment of commercial law and tax law retention periods, for example, as provided in the German Commercial Code (Handelsgesetzbuch) and the German Fiscal Code (Abgabenordnung) which stipulate retention periods for data and documentation of between two to ten years;
• and/or the retention of evidence in the context of limitation periods. The German Civil Code (Bürgerliches Gesetzbuch), for example, has a limitation period of up to 30 years for the enforcement of final judgments and a standard limitation period of three years.

4. Transfers of data to a third country

A transfer of data to countries outside the EU or EEA (“third countries“) shall only take place if it is required to perform your contract, is legally required (e.g. tax reporting obligations), consent has been provided, or as part of commissioned processing. If service providers in third countries are used, these service providers are additionally required to confirm in writing that they maintain the European levels of data protection by taking the corresponding measures (e.g. by agreeing to the EU standard contract clauses).

With respect to data transfers to Solactive Americas Inc. (Toronto)  relating to data processing for the recruitment processes, we refer to a formal decision by the EU Commission that determined an adequate level of data protection for Canada (2002/2/EC).

5. Your Rights

Subject to the applicable data protection laws, you have the following rights regarding the processing of your personal data:

• You have the right to obtain confirmation as to whether or not personal data concerning you are being processed and, where this is the case, access to the personal data and information (Article 15 of the GDPR).
• You have the right to rectification of personal data concerning you (Article 16 of the GDPR).
• You have the right to erasure of personal data concerning you in accordance with Article 17 of the GDPR (“right to be forgotten“).
• You have the right to restriction of processing (Article 18 of the GDPR).
• You have the right to data portability (Article 20 of the GDPR).
• You have the right not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling (Article 22 of the GDPR).
• You have the right to object to the processing of personal data concerning you (Article 21 of the GDPR). For details, please see below.

6. Existence of automated decision-making

As a responsible company, we do not use automatic decision-making or profiling.

7. Obligation to provide data

In the context of a business relationship, you have to provide those personal data that are necessary for the commencement and execution of a business relationship and the performance of the related contractual obligations, as well as those personal data that Solactive is legally obliged to collect. Without these data, Solactive AG will generally have to refuse the conclusion or performance of a contract and will not be able to continue with the performance of an existing contract and may have to terminate it.

8. Cookies and Tracking Tools

8.1 What are cookies?

Cookies are text files that are stored in a computer system via an Internet browser.

Many Internet sites and servers use cookies. Many cookies contain a “cookie ID“. A cookie ID is a unique identifier of the cookie. It consists of a character string through which Internet pages and servers can be assigned to the specific Internet browser in which the cookie was stored. This allows visited Internet sites and servers to differentiate the individual browser of the data subject from other Internet browsers that contain other cookies. A specific Internet browser can be recognized and identified using the unique cookie ID.

Through the use of cookies, Solactive AG can provide the users of this website with more user-friendly services that would not be possible without the cookie setting.

You may, at any time, prevent the setting of cookies through our website by means of a corresponding setting of the Internet browser used, and may thus permanently deny the setting of cookies. Furthermore, already set cookies may be deleted at any time via an Internet browser or other software programs. This is possible in all popular Internet browsers. If you deactivate the setting of cookies in the Internet browser used, not all functions of our website may be entirely usable.

Datenschutzinformation

(Stand: Oktober 2024)

Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Der Datenschutz hat für das Management der Solactive AG (“wir” oder “uns”) einen besonders hohen Stellenwert. Mit dieser Datenschutzinformation möchten wir die Nutzer unserer Website, insbesondere unsere (potenziellen) Kunden, Interessenten, Geschäftspartner und Kandidaten (“Sie”) über Art, Umfang und Zweck der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren. Darüber hinaus möchten wir Sie über die Ihnen zustehenden Rechte informieren.

1. Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle und des Konzerndatenschutzbeauftragten

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (“DSGVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes (“BDSG“) ist:

Solactive AG
Platz der Einheit 1
60327 Frankfurt am Main
Deutschland

Tel.: +49 (69) 719 160-00
E-Mail: info@solactive.com
Internet: www.solactive.com

Für weitere Informationen und Fragen oder wenn Sie Ihre Datenschutzrechte im Rahmen der DSGVO wahrnehmen möchten (detaillierte Informationen finden Sie unter Punkt 5 unten), können Sie uns jederzeit unter den oben angegebenen Kontaktdaten kontaktieren. Alternativ können Sie sich unter folgender Adresse direkt an unseren Konzerndatenschutzbeauftragten wenden:

Solactive AG
Rechtsanwalt Markus Giese
Dreizehnmorgenweg 6
53175 Bonn
Deutschland

E-Mail: data-protection@solactive.com

Im Hinblick auf die unter Punkt 2.1 b) dieser Informationen beschriebenen Verarbeitungstätigkeiten ist die Solactive Technologies GmbH der Verantwortliche für die Datenverarbeitung. Weitere Informationen finden Sie weiter unten.

2. Verarbeitungszwecke und rechtliche Grundlagen für die Verarbeitungstätigkeit der Solactive AG

Die Solactive AG beachtet bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Die Solactive AG kann personenbezogene Daten der Nutzer dieser Website (insbesondere (potenzielle) Kunden, Geschäftspartner und Kandidaten der Solactive AG) für die folgenden Zwecke verarbeiten:

2.1 Datenverarbeitung für Bewerbungsverfahren

a) Datenverarbeitung für Bewerbungsverfahren der Solactive AG

Die Solactive AG kann personenbezogene Daten für Bewerbungszwecke im Zusammenhang mit der Solactive AG verarbeiten. Die Solactive AG erhebt über ihr e-Bewerbungsformular personenbezogene Daten von Kandidaten (einschließlich Basisinformationen über einen Kandidaten, Informationen über die Berufs- und Ausbildungsgeschichte und/oder andere Informationen über den Kandidaten, die der Kandidat in einem Lebenslauf oder einem ähnlichen Dokument zur Verfügung stellt) direkt vom Kandidaten zum Zwecke der Bearbeitung des Bewerbungsverfahrens.

Solactive AG kann Informationen über jeden Kandidaten während des gesamten Bewerbungsverfahrens speichern. Wird von der Solactive AG kein Arbeitsvertrag mit dem Kandidaten abgeschlossen, werden die Bewerbungsunterlagen zwei Monate nach Bekanntgabe der Ablehnungsentscheidung automatisch gelöscht, sofern die Solactive AG nicht aufgrund ihrer berechtigten Interessen oder gesetzlichen Verpflichtungen zur Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen berechtigt ist. Weitere berechtigte Interessen in diesem Zusammenhang sind z.B. die Beweislast in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) oder die Verteidigung bei sonstigen Einstellungsstreitigkeiten. Darüber hinaus können begrenzte Informationen gemäß 2.1 d) aufbewahrt werden.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 88 DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG.

b) Datenverarbeitung für Bewerbungsverfahren der Solactive Technologies GmbH

Sofern die Solactive AG eine Stellenausschreibung ihrer Tochtergesellschaft Solactive Technologies GmbH veröffentlicht und sich der Kandidat auf diese Stelle bewirbt, kann die Solactive AG personenbezogene Daten des Kandidaten im Auftrag der Solactive Technologies GmbH verarbeiten. Die Solactive Technologies GmbH ist und bleibt der Verantwortliche der Datenverarbeitung. Die Solactive AG kann im Auftrag der Solactive Technologies GmbH personenbezogene Daten von Kandidaten für Bewerbungszwecke sammeln und die personenbezogenen Daten der Solactive Technologies GmbH offenlegen. Die Weitergabe personenbezogener Daten ermöglicht der Solactive Technologies GmbH die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und die Solactive Technologies GmbH verarbeitet und speichert auch nur die gesammelten Bewerbungsunterlagen und Informationen wie unter 2.1 a) beschrieben.

Für weitere Informationen und Fragen oder wenn Sie Ihre Datenschutzrechte im Rahmen des DSGVO wahrnehmen möchten (detaillierte Informationen finden Sie unter Punkt 5), können Sie sich jederzeit an die Solactive Technologies GmbH unter den folgenden Kontaktdaten wenden:

Solactive Technologies GmbH
Königsbrücker Straße 19
01099 Dresden
Deutschland

Tel.: +49 (351) 418 830-45

c) Datenverarbeitung für Rekrutierungsprozesse im Zusammenhang mit Solactive Americas Inc. (Toronto,Solactive APAC Ltd. (Hong Kong) und Global Property Research B.V.

Die Solactive AG bietet auf ihrer Website auch die Möglichkeit, sich auf Stellenangebote der Solactive Americas Inc., der Solactive APAC Ltd. oder der Global Property Research B.V. (alle Gesellschaften sind hundertprozentige Tochtergesellschaften der Solactive AG) zu bewerben. Die Solactive AG kann die über dieses Webformular gesammelten personenbezogenen Daten zu Rekrutierungszwecken verarbeiten und an Solactive Americas Inc., Solactive APAC Ltd. und/oder Global Property Research B.V. weitergeben.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 88 DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG.

Die Solactive AG verarbeitet und bewahrt die gesammelten Bewerbungsunterlagen und Informationen nur wie unter 2.1 a) beschrieben auf und stellt sicher, dass eine Übertragung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht erfolgt, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Sie können weitere Informationen zu diesem internationalen Transfer und den Sicherheitsmaßnahmen der Solactive AG anfordern.

d) Datenverarbeitung für Bewerbungsverfahren nach Beendigung des Einstellungsverfahrens

Solactive AG kann einige Informationen (einschließlich der Kontaktdaten (einschließlich der E-Mail-Adresse) und der Tatsache, dass ein Bewerber abgelehnt wurde) nach Beendigung des Einstellungsverfahrens speichern, um diese Informationen für eine nachfolgende Bewerbung zu erhalten. Diese Verarbeitungstätigkeit stützt sich auf Artikel 6 Absatz 1 f DSGVO. Das berechtigte Interesse der Solactive AG an einem konsistenten Bewerbungsverfahren wird nicht durch das Interesse des Kandidaten, dass seine persönlichen Daten nicht zu diesem Zweck verarbeitet werden, aufgehoben, da nur eine sehr begrenzte Anzahl von Informationen zur Identifizierung des Kandidaten gespeichert wird. Die personenbezogenen Daten werden spätestens 6 Monate nach der Erhebung automatisch gelöscht, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht (z.B. fortgesetzte Wiederbewerbung eines Kandidaten).

Ist die Bewerbung erfolglos, kann die Solactive AG auch die Bewerbungsunterlagen eines Bewerbers (einschließlich Name, Kontaktdaten und Informationen zur Berufs- und Ausbildungsgeschichte) aufbewahren und diese verwenden, um die Eignung des Bewerbers für zukünftige Positionen und Rollen innerhalb der Solactive-Gruppe zu beurteilen und den Bewerber mit potenziellen Positionen und Rollen zu kontaktieren. Diese Verarbeitung basiert ausschließlich auf der Zustimmung des Kandidaten, die getrennt vom Kandidaten erhoben wird, Artikel 6 (1) a DSGVO (siehe Abschnitt 2.6 dieser Informationen für weitere Einzelheiten). Wird die Einwilligung des jeweiligen Kandidaten nicht erneuert, werden die personenbezogenen Daten spätestens 12 Monate nach Erhebung automatisch gelöscht, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Rechtfertigung oder Aufbewahrungspflicht für die weitere Speicherung.

2.2 Datenverarbeitungen in Geschäfts- und Interessentenbeziehungen

Solactive AG verarbeitet personenbezogene Daten von Unternehmen. Auch im geschäftlichen Kontakt mit Unternehmen erfolgt u.a. in Abhängigkeit von der Gesellschaftsform und zusätzlich benannter Ansprechpartner im Unternehmen eine Verarbeitung personenbezogener Daten.

a) Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen eines Vertrages oder einer Anfrage verarbeitet Solactive AG in Abhängigkeit zu der konkreten Dienstleistung bzw. dem konkreten Produkt in der Regel folgende Kategorien von Daten: Unternehmen (Kapital-, Personengesellschaften, Einzelfirmen, Selbständige, Freiberufler): Firmierung und ggf. zusätzliche Ansprechpartner jeweils mit Name, Vorname, Adresse, Kontaktdaten (Telefon, Telefax, E-Mail), Webseite, Branche; Legitimationsdaten (z. B. Ausweisdaten), Authentifikationsdaten (z. B. Unterschriftsprobe), Steuer-ID, Umsatzsteuer-ID; Zahlungsverkehrs- und Auftragsdaten (z.B. Bankverbindungs-/Kreditkartendaten, Zahlungsaufträge), Bonitäts-Score; Kundenhistorien, Umsatzhistorien.

Sofern es während der Geschäftsbeziehung zu unmittelbaren Kontakten kommt, werden weitere Daten, wie z.B. Informationen über Kontaktkanal, Datum, Anlass und Ergebnis und Kopien des Schriftverkehrs verarbeitet.

b) Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

Solactive AG verarbeitet personenbezogenen Daten zur Erfüllung des jeweiligen Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z.B. Kontaktanfragen, Angebote) nach Art. 6 (1) b) DSGVO.

Solactive AG unterliegt zudem diversen gesetzlichen Vorgaben und verarbeitet insoweit Daten nach Art. 6 (1) c) oder im öffentlichen Interesse nach Art. 6 (1) e) DSGVO. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem:

• die Betrugsprävention; die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten;
• sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken bei der Solactive AG und im Konzern Solactive.

Sofern erforderlich verarbeitet Solactive AG Ihre Daten im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 (1) f) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen der Solactive AG oder Dritten. Zum Beispiel:

• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs der Solactive AG;
• Verhinderung von Straftaten;
• Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen);
• Nutzung des Gäste-WLAN;
• Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten.

Ebenfalls im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 (1) f) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen der Solactive AG verarbeitet die Solactive AG Daten z.B. auf der Basis bestehender Verträge oder Anfragen für bedarfsgerechte Informationen zu weiteren Dienstleistungen und Produkten (Werbung) nach folgenden Maßgaben:

• postalische Werbung, sofern dieser Verarbeitung nicht widersprochen wurde (dieser werblichen Nutzung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten widersprochen werden);
• Werbung per E-Mail für eigene ähnliche Produkte und Dienstleistungen, sofern Solactive AG die E-Mail-Adressen im Zusammenhang mit dem Verkauf von Produkten und Dienstleistungen von dem Vertragspartner erhalten hat und der Vertragspartner dieser Verarbeitung nicht widersprochen hat (dieser werblichen Nutzung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten widersprechen werden, wodurch bis auf die Übermittlungskosten des Widerspruchs keine weiteren Kosten entstehen; es erfolgt nochmals bei jeder Verwendung der E-Mail-Adresse einer klarer und deutlicher Hinweis, dass dieser Verwendung jederzeit widersprochen werden kann;
• telefonische Werbung gegenüber Unternehmen im Falle des Vorliegens eines mutmaßlichen Einverständnisses hierfür, sofern dieser Verarbeitung nicht widersprochen wurde; dieser werblichen Nutzung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten widersprechen werden.

c) Empfänger und Kategorien von Empfängern der Daten

Innerhalb der Solactive AG erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von der Solactive AG eingesetzte Dienstleister können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO beauftragt werden. Mögliche Empfänger personenbezogener Daten sind hiernach z.B.:

• öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden, Bundeszentralamt für Steuern) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung;
• Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute;
• Auftragsverarbeiter zur Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, Archivierung, Belegbearbeitung, Call-Center-Services, Compliance-Services, Controlling, Datenscreening nach gesetzlichen Vorgaben, Datenvernichtung, Wirtschaftsprüfungsdienstleistung und Zahlungsverkehr;
• weitere Datenempfänger auf der Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung.

2.3 Protokolldateien

Die Website sammelt eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen, wenn Sie oder das automatisierte System die Website aufrufen. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Server-Protokolldateien gespeichert. Gesammelt werden können (1) die verwendeten Browsertypen und -versionen, (2) das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem, (3) die Website, von der aus ein zugreifendes System unsere Website erreicht (sog. Referrer), (4) die Unterwebsites, (5) Datum und Uhrzeit des Zugriffs auf die Internetseite, (6) eine Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse), (7) der Internet Service Provider des zugreifenden Systems und (8) sonstige ähnliche Daten und Informationen, die bei Angriffen auf unsere Informationstechnologie-Systeme verwendet werden können.

Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen zieht die Solactive AG keine Rückschlüsse auf Sie. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um (1) den Inhalt unserer Website korrekt zu liefern, (2) den Inhalt unserer Website sowie deren Werbung zu optimieren, (3) die langfristige Funktionsfähigkeit unserer IT-Systeme und Website-Technologie sicherzustellen und (4) den Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyber-Angriffs die notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Die Solactive AG wertet daher gesammelte Daten und Informationen statistisch aus, mit dem Ziel, den Datenschutz und die Datensicherheit unseres Unternehmens zu erhöhen und einen optimalen Schutz der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Die Daten der Server-Logfiles werden getrennt von den von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten gespeichert.

Die Solactive AG kann Protokolldateien auf der Grundlage von Artikel 6 (1) f DSGVO verarbeiten. Das berechtigte Interesse der Solactive AG an der Funktionsfähigkeit der Website (und der entsprechenden Dienste) aus technischer / IT-Sicht. Ihr Interesse, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht zu diesem Zweck verarbeitet werden, setzt das berechtigte Interesse der Solactive AG nicht außer Kraft, da nur die IP-Adresse als Identifizierungsmerkmal verarbeitet wird.
Die personenbezogenen Daten werden spätestens 14 Tage nach der Erhebung automatisch gelöscht, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Begründung oder Aufbewahrungspflicht für die weitere Speicherung.

2.4 Analyse des Nutzerverhaltens / Anwendung und Nutzung von Google Analytics

Sofern Sie die Website der Solactive AG nutzen, kann die Solactive AG personenbezogene Daten mittels des Webanalysetools Google Analytics (wie unter Punkt 8 beschrieben) verarbeiten. Diese Verarbeitungstätigkeit kann sich auf Artikel 6 Absatz 1 f DSGVO stützen. Das berechtigte Interesse der Solactive AG ist die Optimierung ihrer Website und die Kosten-Nutzen-Analyse von Internet-Werbung. Ihr Interesse, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht zu diesem Zweck verarbeitet werden, hebt das berechtigte Interesse der Solactive AG nicht auf, da nur die IP-Adresse als Identifizierungsmerkmal in anonymisierter Form verarbeitet wird.

Die personenbezogenen Daten werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht. Daten, deren Aufbewahrungsfrist erreicht ist, werden einmal im Monat automatisch gelöscht.

2.5 Kontaktmöglichkeit per E-Mail und Kontaktformular

Die Solactive AG kann personenbezogene Daten zu Kontaktzwecken verarbeiten. Wenn Sie uns per E-Mail oder über unser Kontaktformular kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten automatisch gespeichert. Diese von Ihnen freiwillig an uns übermittelten personenbezogenen Daten werden zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Anfrage und/oder Kontaktaufnahme gespeichert. Ihre persönlichen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Diese Verarbeitungstätigkeit kann sich auf Artikel 6 Absatz 1 f BIPR stützen. Unser berechtigtes Interesse ist die Ermöglichung einer einfachen Kommunikationsplattform mit Ihnen. Da es auch in Ihrem Interesse ist, dass wir Ihre Kommunikationsanfrage prüfen und beantworten, hat Ihr Interesse, dass Ihre Daten nicht zu diesem Zweck verarbeitet werden, keinen Vorrang vor unserem berechtigten Interesse.

Die personenbezogenen Daten werden spätestens 3 Monate nach Erfüllung der Kontaktanfrage automatisch gelöscht und es besteht keine gesetzliche Begründung (z.B. Fortsetzung der Kundenbeziehung) oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht (z.B. Aufbewahrungspflicht gemäß Artikel 8 Absatz 1 g der Verordnung (EU) 2016/1011) für die weitere Aufbewahrung.

2.6 Datenverarbeitung mit Ihrer Zustimmung (Artikel 6 (1) a DSGVO)

Sofern die Solactive AG personenbezogene Daten aufgrund einer Einwilligung verarbeitet (§ 6 Abs. 1 a DSGVO), wird die Solactive AG Sie im Einzelfall um Ihre Einwilligung bitten.

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Wenn Sie von Ihrem Recht auf Widerruf mit Wirkung für die Zukunft Gebrauch machen wollen, können Sie sich jederzeit direkt an die Solactive AG unter den oben genannten Kontaktdaten wenden (siehe Abschnitt 1 dieser Informationen).

3. Aufbewahrungsfristen

Die Solactive AG verarbeitet und speichert Ihre personenbezogenen Daten nur für den oben genannten Zeitraum oder generell für den Zeitraum, der zur Erreichung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist. Nach Erreichen der Zwecke, für die die Solactive AG die personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet hat, wird die Solactive AG die personenbezogenen Daten löschen, es sei denn, die Weiterverarbeitung ist z.B. zu folgenden Zwecken erforderlich:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen (z.B. Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation für die Dauer von zwei bis zehn Jahren)
• und/oder Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Das Bürgerliche Gesetzbuch beispielsweise kennt eine Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren für die Vollstreckung rechtskräftiger Urteile und eine Regelverjährungsfrist von drei Jahren.

4. Übermittlung von Daten in ein Drittland

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten), eine Einwilligung erteilt wurde oder im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch entsprechende Maßnahmen (z.B. Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln) zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.

Im Falle einer Datenübermittlung im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung für Rekrutierungsprozesse an die Solactive Americas Inc. (Toronto) weisen wir darauf hin, dass die EU-Kommission in einer förmlichen Entscheidung ein angemessenes Datenschutzniveau für Kanada festgestellt hat (2002/2/EC).

5. Ihre Rechte

Vorbehaltlich der geltenden Datenschutzgesetze haben Sie die folgenden Rechte hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten:

• Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, verarbeitet werden oder nicht, und, wenn dies der Fall ist, Zugang zu den personenbezogenen Daten und Informationen (Artikel 15 DSGVO) zu erhalten.
• Sie haben das Recht auf Berichtigung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Artikel 16 DSGVO).
• Sie haben das Recht auf Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gemäß Artikel 17 DSGVO (“Recht auf Vergessenwerden”).
• Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO).
• Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 DSGVO.
• Sie haben das Recht, keiner Entscheidung zu unterliegen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich der Erstellung von Profilen, beruht (Artikel 22 DSGVO).
• Sie haben das Recht, der Verarbeitung personenbezogener Daten, die Sie betreffen, zu widersprechen (Artikel 21 DSGVO). Details siehe unten.

6. Vorhandensein einer automatisierten Entscheidungsfindung

Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verwenden wir keine automatische Entscheidungsfindung oder Profilerstellung.

7. Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen einer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung die Solactive AG gesetzlich verpflichtet ist. Ohne diese Daten wird die Solactive AG in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

8. Cookies und Tracking-Tools

8.1 Was sind Cookies?

Cookies sind Textdateien, die über einen Internet-Browser in einem Computersystem gespeichert werden.

Viele Internetseiten und Server verwenden Cookies. Viele Cookies enthalten eine sogenannte Cookie-ID. Eine Cookie-ID ist eine eindeutige Kennung des Cookies. Sie besteht aus einer Zeichenkette, über die Internetseiten und Server dem jeweiligen Internet-Browser zugeordnet werden können, in dem das Cookie abgelegt wurde. Dadurch können besuchte Internetseiten und Server den einzelnen Browser des Betreffenden von anderen Internetbrowsern, die andere Cookies enthalten, unterscheiden. Ein bestimmter Internet-Browser kann anhand der eindeutigen Cookie-ID erkannt und identifiziert werden.

Durch den Einsatz von Cookies kann die Solactive AG den Nutzern dieser Website benutzerfreundlichere Dienste anbieten, die ohne die Cookie-Einstellung nicht möglich wären.

Sie können das Setzen von Cookies über unsere Website jederzeit durch eine entsprechende Einstellung des verwendeten Internetbrowsers verhindern und somit das Setzen von Cookies dauerhaft ablehnen. Darüber hinaus können bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Internetbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden. Dies ist in allen gängigen Internet-Browsern möglich. Wenn Sie das Setzen von Cookies im verwendeten Internet-Browser deaktivieren, kann es sein, dass nicht alle Funktionen unserer Website vollständig nutzbar sind.

8.2 Verwendung von Cookies und Tracking-Tools auf dieser Website

Die Solactive AG benutzt auf dieser Website Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; “Google”). Der Einsatz beinhaltet die Betriebsart “Universal Analytics“. Dies erleichtert die Zuordnung von Daten, Sitzungen und Interaktionen über mehrere Geräte hinweg zu einer pseudonymen Benutzerkennung und damit die geräteübergreifende Analyse der Aktivitäten eines Benutzers.
Durch das Klicken auf „I Agree“, willigen Sie ein, dass Ihre Daten durch Google in den USA verarbeitet werden. Google Inc. ist im Datenschutzrahmen EU-USA aufgeführt.

Google Analytics verwendet sog. Cookies, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Da jedoch die IP-Anonymisierung auf dieser Website aktiviert ist, wird Google Ihre IP-Adresse innerhalb der Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum im Voraus kürzen. Nur in Ausnahmefällen wird die vollständige IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Die Solactive AG stellt sicher, dass die Übertragung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht erfolgt, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Sie können weitere Informationen zu diesem internationalen Transfer und den Sicherheitsmaßnahmen der Solactive AG anfordern. Die von Ihrem Browser im Rahmen von Google Analytics übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Google wird diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten für die Solactive AG zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Weitere Informationen zu den Nutzungsbedingungen und zum Datenschutz finden Sie unter https://www.google.com/analytics/terms/gb.html oder https://policies.google.com/?hl=de.

Rechtsgrundlage für die Speicherung des Cookies ist die erteilte Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 S. 1 lit. a DSGVO). Die weitere Auswertung der erhobenen Daten mittels Google Analytics erfolgt über einen Zeitraum von 14 Monaten auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich nutzen können. Sie können auch verhindern, dass Google die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website (einschließlich Ihrer IP-Adresse) sammelt und verarbeitet, indem Sie ein Browser-Add-on herunterladen und installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de. Opt-out-Cookies verhindern die zukünftige Erfassung Ihrer Daten, wenn Sie diese Website besuchen. Um zu verhindern, dass Universal Analytics (Google Analytics) Daten über mehrere Geräte hinweg sammelt, müssen Sie sich auf allen verwendeten Systemen abmelden. Wenn Sie hier klicken, wird das Opt-out-Cookie gesetzt.